経理と現場の自動化|突き合わせて、合わないところだけを人に見せる

売上を見る道具に加えて、TEAL BI はレジの締めのあとに経理と店舗で発生する仕事を引き受けられるようになりつつあります。データを突き合わせて、合わないところだけを人に見せる。人は全部を見るのをやめて、異常に対応するところだけをやればよくなります。

ここに挙げる機能は、私たち自身が経営している店舗(ラックバッグ)で毎日使いながら育てているものです。札の意味:自社店舗で運用中・順次提供は、自社店舗で本番運用していて、他の企業様へは順にご提供していく段階です。先行検証中は画面が出ていて、企業様の環境で確認を進めている段階。準備中は作っている段階で、稼働時期は約束していません。

図の見方TEAL BI が自動で行う準備中・順に対応人が行う(撮る・直す・設定する・確かめる)

売掛金の突合:決済の明細とレジの伝票を突き合わせ、合わないところだけ出す 自社店舗で運用中・順次提供

キャッシュレス決済会社から届く明細とレジの伝票を1件ずつ突き合わせます。合ったものは自動で消し込み、時刻のずれ・レジの打ち漏れ・決済エラーなど、合わないものだけを理由の候補をつけて一覧にします。経理担当者が、明細とレジの帳票を並べて照合する作業がなくなります。いまは PayPay とクレジットカードから対応しています。電子マネー・QR決済・デリバリー(Uber Eats など)の明細は順に広げていきます。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1明細を伝票と1件ずつ照合2合ったものは自動で消し込み3合わないものに理由の候補決済会社の明細PayPay・クレジットカード/毎日自動決済会社から届く入金・決済の明細電子マネー・QR・デリバリー順に対応Uber Eats などの明細レジの伝票明細POS から毎日自動伝票ごとの支払方法・金額・時刻経理担当者合わないものだけの一覧時刻のずれ・打ち漏れ・決済エラー消し込みの記録合ったものは記録として残る人が1件ずつ照合しなくてよい経理が確かめる一覧に残った数件だけ必要なら店舗に確認データの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの
図1:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま経理担当者が並べて照合
手作業
決済会社の管理画面から明細を落とすPayPay・クレジットカード会社ごとに別の画面
手作業
レジの日計・伝票を出す店舗ごと・日ごとに帳票を用意
手作業
Excel で並べて1件ずつ照合件数が多いほど時間がかかり、見落としも出る
手作業
合わない分を店舗に問い合わせる時刻のずれか、打ち漏れか、決済エラーかを探る
結果全件を人が見ている。合っているものの確認に時間の大半を使う
導入後合わないものだけが残る
取り込む
決済の明細とレジの伝票明細を毎日取り込むいまは PayPay・クレジットカード。電子マネー・QR・デリバリーは順に
整理する
1件ずつ突き合わせ、合ったものは消し込む金額・時刻・支払方法で照合
出す
合わないものだけを一覧に時刻のずれ・レジの打ち漏れ・決済エラーなど、理由の候補つき
人がやること一覧に残った数件を確かめるだけ

現金の過不足と、不正が疑われる操作を見つける 自社店舗で運用中・順次提供

レジ締めの現金の有高と理論残高の差を、店舗別・日別に出します。締めた後の取り消しのような、間違いや不正が起こりやすい操作もレジの記録から拾い、理由の候補をつけて一覧にします。気になるものは画面から店舗に確認を依頼できます。過不足をいくらから異常とみなすかといった判定の基準は、企業様ごとに画面で設定できます。POS の種類によらず同じ画面で出るように作っています。会計なしのドロア開け(ノーセール)など対象の操作を順に広げているところで、翌朝のメール通知と、TEAL が直し方を提案して担当者が順に OK を押すしくみは準備中です。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1有高と理論残高の差を計算2基準で異常を判定3疑わしい操作を拾う4理由の候補をつけるレジ締めの現金の有高POS から毎日自動店舗が締めで数えた金額理論残高POS から毎日自動売上・入出金から計算される残高レジの操作記録POS から毎日自動締めた後の取り消しなど異常とみなす基準企業ごとに画面で設定過不足をいくらから異常とするか本部店舗別・日別の過不足疑わしい操作と理由の候補店舗画面から確認の依頼が届く理由を答える翌朝のメール通知準備中異常があった日だけ担当者へデータの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの
図2:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま日報が集まってから気づく
手作業
店長がレジ締めで現金を数え、日報に書く過不足の理由は店長の記憶頼み
手作業
本部が日報を集めて過不足を確かめるまとめて見るのは週末や月末になりがち
手作業
締めた後の取り消しなどは、レジの操作記録を開かないと見えない誰も開かなければ、そのまま流れる
結果気づくのが遅く、気づいた時には理由を確かめられない
導入後異常だけが翌日に見える
取り込む
レジ締めの有高と理論残高、レジの操作記録を取り込むPOS の種類によらず同じ形に
整理する
御社の基準で異常を判定する過不足をいくらから異常とみなすかは、画面で設定
出す
店舗別・日別の過不足と、疑わしい操作の一覧締めた後の取り消しなど。理由の候補つき
翌朝のメール通知 準備中
人がやること気になるものを、画面から店舗に確認依頼する

売上の修正と、修正の報告をオンラインで 売上の修正:自社店舗で運用中・順次提供 報告と承認:準備中

締めた後に分かった打ち間違いを、日計を直すのではなく、伝票単位で直せます(支払方法の付け替え・金額・取消)。修正の記録は残り、元のデータは書き換えません。店舗が修正を報告し、上長が承認し、経理が確かめるという、いまは紙で回している流れを TEAL BI の上に移す作業を進めています。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1元のデータは書き換えない2修正を履歴として残す3直った売上を計算し直すレジの伝票POS から毎日自動締めた後の元のデータ店舗の修正伝票単位で画面から支払方法の付け替え・金額・取消速報・日次の損益直った売上がそのまま反映上長準備中修正の報告を画面で承認経理準備中承認済みの修正を確かめるデータの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの
図3:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま紙で回して、日計を直す
手作業
店舗が打ち間違いに気づき、紙の報告書に書く支払方法の間違い・金額・取消
手作業
上長が確認して、経理へ回す紙が届くまで修正は止まる
手作業
経理が日計の数字を手で直す元の数字と直した理由が残りにくい
結果誰がいつ何を直したかを後から追えない
導入後伝票単位で直し、履歴が残る
人
店舗が画面で伝票を直す支払方法の付け替え・金額・取消
整理する
修正を記録として残す元のデータは書き換えない
回す
上長が承認し、経理が確かめるいま紙で回している流れを画面の上に 準備中
出す
直った売上が速報と日次の損益に反映
人がやること直すことと、承認を押すことだけ

小口現金:出金と領収書をスマホでつなぐ 先行検証中

レジや自動釣銭機から出した小口の現金に、スマホで撮った領収書・科目・おつりの入金をつなぎ、合わない分だけを残します。自動釣銭機の無い店は、手入力の出納帳で同じ形になります。科目が仕入の領収書は、そのまま仕入として扱います(次の項目)。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1出金に領収書をつなぐ2科目とおつりをつなぐ3合わない分だけを残す釣銭機・レジの出金機械の記録から自動いつ・いくら出したか手入力の出納帳釣銭機の無い店同じ形で入るスマホで撮った領収書その場で撮る科目を選ぶおつりの入金機械の記録から自動経理・本部合わない分だけの一覧店舗別・日別の小口の残高仕入科目が仕入の領収書はそのまま仕入へ(次の項目)データの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの先行検証中:画面は出ていて、企業様の環境で確認を進めている段階です。
図4:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま月末にまとめて合わせる
手作業
レジや釣銭機から現金を出して買い物
手作業
領収書を封筒にためておくなくす・出し忘れる
手作業
月末に出納帳へ転記し、科目を付ける
手作業
残高が合わない分を探すどの出金のどの領収書かを一つずつ当てる
結果差が分かるのは月末。原因はたどれないことが多い
導入後その日のうちにつながる
取り込む
レジ・釣銭機の出金の記録釣銭機の無い店は、手入力の出納帳で同じ形に
人
領収書をスマホで撮る
整理する
出金に、領収書・科目・おつりの入金をつなぐ
出す
合わない分だけが残る科目が仕入の領収書は、そのまま仕入へ(次の5番)
人がやること撮ることと、残った差を確かめること

インフォマートに無い仕入も、速報の原価に載せる 先行検証中

スーパー・市場・ネットで買った仕入は、インフォマートに入らないので、原価から抜けがちです。納品書やレシートを撮るだけで金額を読み取って仕入に載せ、インフォマートの仕入と合わせて、すべての仕入を速報の原価に反映させます。読み取った納品書から、インフォマートに登録する取引先と商品の一覧も作れます。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1金額と取引先を読み取る2インフォマート分と合わせる3店舗・日付ごとに原価へ納品書・レシートの写真撮るだけスーパー・市場・ネットの仕入インフォマートの仕入毎日自動小口現金の仕入科目が仕入の領収書前の項目から速報の原価すべての仕入が反映月中の原価率が実態に近づくインフォマート登録用の一覧取引先と商品の一覧読み取った納品書から作るデータの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの先行検証中:画面は出ていて、企業様の環境で確認を進めている段階です。
図5:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま原価から抜けたまま月を越す
手作業
スーパー・市場・ネットで仕入れるインフォマートには入らない
手作業
レシート・納品書を月末にまとめて経理へ
手作業
経理が手で入力するそれまで速報の原価には載らない
結果月中の原価率が実際より低く見える
導入後撮った日に原価へ
人
納品書やレシートを撮る
取り込む
金額と取引先を読み取る
整理する
インフォマートの仕入と合わせる
出す
すべての仕入が速報の原価に反映インフォマートに登録する取引先と商品の一覧も作れる
人がやること撮るだけ

仕入・棚卸分析の「小口の仕入」へ

自動発注:使うメニューから、発注量を自動で出す 先行検証中

品目ごとに、どのメニューで1オーダーあたり何グラム使うかを選ぶだけで、売上の予測から発注単位に換算した発注量を出します。棚卸との差で精度を上げていきます。インフォマートへの発注の自動送信は、連携の方式を確かめている段階です。

図は横にスクロールできます

TEAL BI1予測 × 使用量で必要量を出す2発注単位に換算する3棚卸との差で補正する売上の予測TEAL BI の予測から自動メニューごとの出数品目ごとの使用量最初に1回だけ選ぶどのメニューで1オーダー何グラムか棚卸棚卸の結果から予測とのずれを測る店長品目ごとの発注量見て確定するだけインフォマートへの発注の送信連携の方式を確認中データの出どころTEAL BI の中で起きること見る人・出るもの先行検証中:画面は出ていて、企業様の環境で確認を進めている段階です。
図6:データの流れ(左がデータの出どころ、中央が TEAL BI の中で起きること、右が見る人・出るもの)
いま経験と勘で決める
手作業
店長が冷蔵庫と棚を見る
手作業
これまでの感覚で発注量を決める売上の見込みとはつながっていない
手作業
発注を入れる
結果欠品と余りが出て、人によって量がぶれる
導入後売上の予測から逆算する
人
品目ごとに、使うメニューと1オーダーの使用量を選ぶ最初に1回だけ
取り込む
売上の予測
整理する
予測 × 使用量を、発注単位に換算する棚卸との差で精度を上げていく
出す
品目ごとの発注量インフォマートへの送信は方式を確認中
人がやること出た量を見て、発注を確定する

仕入・棚卸分析の「発注量の算出」へ

御社の構成で動くかを、先に確認できます

お使いのPOS・勤怠・仕入の構成をお知らせいただければ、接続の可否と期間の目安をお答えします。

POS接続診断で確認する資料をダウンロードする

機能一覧にもどる