【結論】棚卸を含む確定原価が出るのは、たいてい翌月の15日から20日です。出たころには、その月ももう半分過ぎています。遅いのは、経理が遅いからではありません。紙とFAXの納品書が残っていて、そこを人が拾う時間が挟まっているからです。確定原価が出るスピードは、仕入業者のインフォマート比率で決まります。比率を上げると棚卸リストもインフォマート上で完結し、数え終わった翌日、月初の1日か2日に、速報ではなく確定の原価率が出せます。実際にそうなっている会社があります。この記事では、その比率をどう上げるかを書きます。
【この記事でわかること】
・確定原価が翌月中旬にしか出ない、本当の理由
・棚卸がインフォマート上で完結する会社と、しない会社の差
・仕入業者のインフォマート比率を上げる2つの方法
・発注のやり方を変えずに済むこと、そして業者側にもメリットがあること
・業者への声かけで、断られやすい伝え方と通りやすい伝え方
確定原価が出るのは、翌月の中旬になっていませんか
月末の閉店後、店長が冷蔵庫と乾物棚を数えます。その数字を本部が集め、納品書と請求書を突き合わせ、経理が締める。そうして確定原価が出てくるのは、早い会社でも翌月の上旬、多くは15日から20日です。
出たころには、その月ももう半分が過ぎています。数字を見て何かを直そうにも、直す対象の月は終わっていて、いまの月も半分終わっている。結局「気をつけましょう」で終わり、翌月また同じことが起きます。
だから多くの会社は、月の途中で見られる速報の原価率を代わりに使っています。それ自体は正しい使い方です。ただ、速報には棚卸が入っていません。在庫の増減が反映されていないので、締めたあとの数字とは別のものになります。手を打つための数字はあるのに、答え合わせが1か月遅れる。これが現状です。
遅いのは、経理が遅いからではありません
ここを取り違えると、いつまでも直りません。確定原価が遅いのは、集計する人の作業が遅いからではなく、集計する前に人が拾わなければならないものが残っているからです。
紙の納品書、FAXで届いた伝票、電話で発注して口頭で数量を確認したもの。これらは、誰かが目で見て入力しないとデータになりません。月末にまとめて処理していれば、その作業が終わるまで締められません。仕入先が多いほど、店舗が多いほど、この時間は伸びます。
一方、インフォマートを経由した仕入は、納品された翌日にはもうデータとして存在しています。誰かが入力する工程が最初から無いからです。
つまり、こういうことになります。
確定原価が出るスピードは、仕入業者のインフォマート比率で決まる。
比率が5割なら、残り5割を人が拾う時間だけ遅れます。9割まで上げれば、拾う対象はほとんど残りません。
棚卸も、同じところで止まります
そして、遅れる理由はもう1つあります。棚卸です。
インフォマートに商品が登録されていれば、棚卸のリストをインフォマート上で作れます。いつも仕入れている商品がそのまま並ぶので、店舗はそれを見ながら数えるだけで済み、棚卸がインフォマートの中で完結します。
ところが、インフォマートを経由していない商品は、このリストに載りません。その分は外で数えて、あとから別に登録することになります。紙の棚卸表とインフォマートの棚卸リストが並存し、両方を突き合わせる作業が発生する。これが実際にいちばん面倒なところです。
ですから、比率を上げることは仕入データを増やす話であると同時に、棚卸の作業そのものを軽くする話でもあります。この2つが同時に効くので、比率が上がると確定原価は一気に前へ出ます。
確定原価が出る日は、紙で残っている仕入をどれだけ拾うかで決まります
確定原価が出るのは翌月15〜20日
- 納品書を回収して人が入力する時間が要る
- 紙の棚卸表とインフォマートの棚卸リストを突き合わせる
- 出たころには、当月ももう半分が過ぎている
確定原価が出るのは翌月1〜2日
- 納品の翌日にはデータとして存在している
- 棚卸リストもインフォマート上で完結する
- 数え終わった翌日に、速報ではなく確定が出る
約2週間、前へ出ます。仕組みの差ではなく、比率の差です。
実際に、翌月1日か2日に確定原価を出している会社があります
お付き合いのある会社の中に、月次の締めが終わって棚卸が上がった直後、翌月の1日か2日には確定原価率が出ているところがあります。速報値ではありません。棚卸を含んだ、締めたあとの数字です。
この会社が特別なことをしているわけではありません。仕入業者のインフォマート比率を、時間をかけて上げてきただけです。拾わなければならない紙がほとんど残っていないので、棚卸が終わればその時点で計算に必要なものが揃っている。それだけの話です。
逆に言えば、この差は仕組みの差ではなく、比率の差です。同じTEAL BIを使っていても、比率が低ければ確定原価は中旬まで出ません。ですから私たちは、導入していただいたあとに、この比率を上げるお手伝いもしています。
比率を上げる前に、いちばん大きな誤解をほどきます
業者にインフォマートの話をすると、たいてい身構えられます。理由ははっきりしていて、「インフォマートを導入する」ことと「受発注のやり方を変える」ことが、同じ話だと思われているからです。
この2つは別です。発注も、見積りのやり取りも、これまでどおり電話でもFAXでも構いません。変えていただくのは、納品書を登録する部分だけです。ここが伝わるかどうかで、話が進むかどうかが決まります。
そして、業者側にもはっきりしたメリットがあります。納品データが登録されれば、請求書を作って郵送する作業も、入金の消込も要らなくなります。これは業者にとって毎月の実務負担です。飲食店側が楽になる話としてだけ持ちかけると断られますが、双方の実務が減る話として伝わると、通ります。
比率を上げる2つの方法
取引先のIT環境と取引の頻度によって、使い分けます。
| 方法 | 誰が操作するか | 向いている取引先 |
|---|---|---|
| ① 発注なし発送 業者が納品伝票だけを送る |
業者 （売り手の無料会員登録が必要） |
定期的に同じ商品が入る業者。「今日良いものがあったら買う」形の鮮魚・生鮮にも使える |
| ② 飲食店側で仕入伝票を作成 本部か店舗が管理画面から入力 |
飲食店側 （業者にアカウント不要） |
PCやスマホを使わない業者。取引の頻度が低い業者 |
①の「発注なし発送」が、いちばん導入しやすい形です。通常のインフォマートは「発注→受注→発送→受領」の流れをすべて通しますが、この方法は発注の工程を省きます。業者は発注書を受け取らず、自分のタイミングで「今日これを納品しました」という伝票だけを送る。飲食店側は、届いた伝票を検品して受領ボタンを押すだけです。
②は、業者側に何もお願いできない場合の受け皿です。高齢でPCを使わない、頻度が低くて覚えてもらう意味が薄い、といった相手には、こちらで入力してしまうほうが早い。商品を一度登録しておけば、以後は数量を入れるだけです。そして重要なのは、この方法でもその商品はインフォマート上の棚卸リストに載るということです。棚卸をインフォマート内で完結させるという目的から見れば、①と同じ効果があります。
費用の条件は取引の規模によって変わりますので、業者への説明はインフォマートから直接していただくのが確実です。こちらで金額をお伝えして、あとで話が違うとなるのがいちばん良くありません。
業者への声かけは、こちらからやらないほうが通ります
正直に書きます。飲食店側から業者を説得しにいくのは、たいてい難航します。怒鳴られた、経理の方に強く断られた、という話を何度も伺ってきました。
無理もありません。業者にとって、これは本業ではありません。取引先から突然「システムを入れてください」と言われれば、身構えるのが自然です。
ですので、取引先のご担当者・電話番号・メールをこちらにお預けいただき、インフォマート社から直接ご説明する形をおすすめしています。声のかけ方は「1度お話だけ聞いてみてください。判断はそのあとで構いません」で十分です。説明する側が本職であれば、話は変わります。比率が上がっている会社は、たいていこの形をとっています。
受領ボタンは、月末ではなく毎日押してください
もう1つ、比率とは別に効くことがあります。納品伝票の受領を、月末にまとめて処理していないでしょうか。
受領した時点でデータが確定するので、まとめて処理していると、月末までデータが動きません。これを「日次で受領ボタンを押す」運用に変えるだけで、その日の仕入がその日のうちに反映されます。
手間は増えません。月末に30日分をまとめて処理するのと、毎日1日分ずつ処理するのとでは、総量は同じです。むしろ、届いた当日に検品と突き合わせをするほうが、間違いを見つけやすくなります。
インフォマート外が残る場合の受け皿
比率を100%にする必要はありませんし、現実的でもありません。残ったぶんには2つの受け皿があります。
CSVでのアップロード。インフォマートに乗っていない仕入は、CSVで同じ表に合流させられます。合流したあとは、どちらの経路で入ったかを気にせずに見られます。
TEAL BI側で直接登録する。棚卸の対象にならない商品——消耗品や備品など、月末に数える必要のないもの——であれば、TEAL BI上で仕入として登録していただく形でも構いません。インフォマートの棚卸リストに載せる必要が無いものは、無理にインフォマートへ寄せなくてよいという判断です。
受け取ったあと、TEAL BI側で何をしているか
ここから先は、こちらの話です。毎晩、前日ぶんの納品データを受け取って、店舗別・営業日別に並べます。
営業日の区切りは会社の締め時刻の設定に従うので、深夜まで営業している店で日をまたいだ売上も、正しい営業日に入ります。ここがずれていると、原価率が日によって跳ねます。
伝票はあとから書き換わることがあります——数量の訂正、返品、単価の修正——ので、受け取り直したぶんは伝票の単位で置き換えます。足し込みではなく置き換えなので、二重に計上されることはありません。
インフォマートで棚卸を運用されている場合、その月次のデータも同じ経路で取り込みます。納品と棚卸が同じ場所にそろうので、前月末の在庫＋当月の仕入−月末の在庫、という確定原価の計算がそのまま通ります。比率を上げる話が、最後にここへつながります。
どの経路で入っても、店舗別・営業日別の同じ表に合流します
- 店舗別・営業日別の仕入
- 前月末の在庫＋当月の仕入−月末の在庫
- 確定原価率を店舗別に並べて読む
足し込みではなく置き換えなので、伝票があとから訂正されても二重計上になりません。
この記事を書いている時点で、インフォマートからの取り込みは本番で毎日動いています。直近1か月半で見ると15社・547店舗ぶんの納品データが日々入っており、いちばん古いものは2020年7月までさかのぼります。これは実測した数字です。
締めたあとの数字を店舗別に並べて読む方法は「確定原価率と棚卸高を、店舗別に並べる」に、月の途中で着地を見込む方法は「今月の原価率が、締めたあとに跳ね上がる」に書きました。
実際に本番稼働している連携先
この記事は「何が動いていて、何がこれからか」を分けて書いているので、連携先も同じ基準で出します。いま毎日データが流れているものだけを「本番稼働中」とし、そうでないものは分けて書きます。この記事の主題は、下の表の「仕入」の1行目です。なお、仕入以外の連携先については、この記事では件数だけを載せています。お使いのメーカー・サービスが対象かどうかは、個別にお答えします。
| 区分 | 連携先 | 状況 |
|---|---|---|
| 仕入 | インフォマート | 本番稼働中 |
| メニューPlus（レシピ） | 接続対応中 | |
| POSレジ | POSレジ 5メーカー | 本番稼働中 |
| 券売機・計量機・モバイルオーダー 4サービス | 本番稼働中 | |
| POSレジ・モバイルオーダー 4サービス | 接続対応中 | |
| 予約・口コミ | 予約管理・口コミ・SNS 3サービス ※SNSは一部の企業様で稼働中です | 本番稼働中 |
| 予約管理 2サービス | 接続対応中 | |
| 勤怠・人事 | 勤怠管理・人事労務 4サービス | 本番稼働中 |
| 外部データ | 気象データ（全国・時間帯別） | 本番稼働中 |
| 上記以外 | ネットワーク未接続の店舗を含む | CSVアップロードで統合対象に含められます |
よくある誤解
「発注のやり方を、こちらに合わせて変えることになりますか」
変わりません。発注も、承認の流れも、請求書の受け取り方も、いまのままです。この記事で書いているのは、納品の記録がデータで残るようにする話だけです。店舗に新しい入力をお願いすることもありません。変わるのは、本部の誰かが紙を拾って入力していた作業と、経理が待っていた時間です。
「インフォマートを使っていない店舗があるので、うちは対象外だと思います」
混在したままで構いません。一部の店舗だけインフォマート、残りはFAXや電話で発注、というお会社は珍しくありません。インフォマートに乗っているぶんは自動で入り、それ以外はCSVのアップロードで同じ表に合流させられます。比率を上げる話は、始めてから並行して進めていただければ十分です。先に100%にしないと使えない、ということはありません。
「商品マスタを作り直す必要がありますか」
ありません。商品名がばらついたままでも、分類でまとめて見られます。マスタの整備は、やれば精度が上がりますが、先にやらないと始められない作業ではありません。実際、始めてから「同じ商品が3つの名前で入っている」ことに気づいて、そこから整理を始められる会社が多いです。見えるようになってから直すほうが、順番として現実的です。
料金と、導入までの流れ
TEAL BIの料金は1店舗あたり月額8,000円（税抜）だけです。初期費用・導入費用・連携費用はいただいていません。インフォマートとの連携、複数契約の束ね、分類別の集計、棚卸データの取り込み、過去ぶんの遡りは、すべてこの料金に含まれます。オプション料金という考え方をしていません。
導入の流れは、いまインフォマートを経由している仕入がどのくらいの割合かをうかがうところから始まります。インフォマートは接続実績のある連携先ですので、やり取りは短く済み、約1週間で稼働を開始できます。あわせてお使いのPOSレジもうかがい、連携実績のないメーカーが混ざっている場合は、メーカー様との打ち合わせのうえ新規の連携開発を行います。期間の目安は1か月程度です。
比率を上げるお手伝いに、追加の費用はいただいていません。どの取引先から声をかけるか、どの方法が向いているか、インフォマート社にどう引き継ぐかまで、一緒に整理します。
画面と機能をひととおりご覧になりたい場合は、サービス紹介資料（全10ページ）をご請求ください。フォームのご入力後、その場でダウンロードいただけます。
よくあるご質問
Q. いまの比率が低いのですが、始められますか？
始められます。比率が低い状態でも、インフォマート経由のぶんは自動で入りますし、それ以外はCSVで合流させられます。ただし、その状態では確定原価が出るのはこれまでどおり中旬になります。まず現状で見られるようにして、そのうえで比率を上げていくという順番をおすすめしています。先に比率を上げようとすると、たいてい始まりません。
Q. 業者に断られた場合は、どうすればよいですか？
飲食店側から重ねてお願いしないほうがよいです。関係が悪くなるだけで、通る確率は上がりません。ご担当者の連絡先をこちらにお預けいただければ、インフォマート社から直接ご説明する形に切り替えます。説明の中身が同じでも、説明する相手が変わると結果が変わることは珍しくありません。それでも難しい取引先は、飲食店側で仕入伝票を作成する方法に回します。
Q. 業者側の費用はいくらかかりますか？
取引の規模によって条件が変わりますので、インフォマートから直接ご説明いただくのが確実です。こちらから金額をお伝えして、あとで話が違うということになるのがいちばん良くありません。お伝えしておいたほうがよいのは、費用の話よりも、請求書の発行・郵送・入金消込がなくなるという業者側のメリットのほうです。そちらが先に伝わると、費用の話は進みやすくなります。
Q. 棚卸をインフォマートでやっていない場合はどうなりますか？
仕入の金額そのままで見ていただく形になります。期中に計上された仕入を売上で割った原価率は、棚卸が無くても出ます。在庫の増減が入っていないぶん、月によって振れますので、そこは承知のうえでお使いください。棚卸をExcelなどで実施されている場合は、CSVのアップロードで同じ表に入れられます。ただし、翌月1日に確定原価を出すという話は、棚卸がインフォマート上で完結してはじめて成り立ちます。
Q. 過去のデータは、どこまでさかのぼって取り込めますか？
インフォマート側に残っている範囲であれば、さかのぼって取り込みます。実際に、2020年までさかのぼった納品データを保持しています。前年同月と比べたいというご要望が多いので、接続の時点で最低でも前年ぶんまでは入れることをおすすめしています。過去ぶんの取り込みに追加の費用はいただきません。
Q. 伝票があとから訂正されたときは、どうなりますか？
伝票の単位で置き換えます。数量の訂正、返品、単価の修正が入った場合、その伝票のぶんを丸ごと入れ替えるので、足し込みによる二重計上は起きません。すでに画面に出ていた数字は、訂正が反映された時点で変わります。いつの時点の数字を見ているのかが分かるように、取り込みの時刻を持っています。
Q. 仕入先ごとの分析はできますか？
できます。納品データには仕入先の情報が付いてくるので、仕入先別に金額を並べたり、同じ商品を複数の仕入先から買っている店舗を見つけたりできます。店舗に発注の裁量がある会社では、ここに差が出ていることが多いです。ただし、これは価格交渉の材料であって、店舗を評価する材料ではありません。そこは分けてお使いになることをおすすめしています。
TEAL BIについて
TEAL BIは、(株)ラックバッググループが提供する飲食企業向けの経営データ統合ダッシュボードです。複数メーカーのPOSレジ・勤怠・仕入の各データを自動連携し、統一フォーマットに変換したうえで、店舗別・日次でFL比率・確定原価率・人件費の着地見込みを可視化します。複数の飲食企業で本番稼働しています。グループ代表自身が20年以上にわたって飲食店経営の現場に携わってきた経験から立ち上げた事業で、現場の経営者が本当に必要とする数字が実装されているのが特徴です。
御社では先月の確定原価が出たのは、何日だったでしょうか。15日より後だったとしたら、原因は経理ではなく、拾わなければならない紙がまだ残っているところにあります。いま何割がインフォマートを経由しているかをお聞かせいただければ、どこから手を付ければ何日ぶん前へ出せるかを、先にお返しします。
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「棚卸をするまで在庫が分からない」を終わらせる：レシピ・仕入・販売を1本の線でつなぐ
日次PL：速報原価と確定原価が、同じPLに載る
執筆:斉田 教継((株)ラックバッググループ / (株)ティールテクノロジーズ 代表取締役)
20年以上にわたり飲食企業の経営に携わる。(株)ラックバッググループが提供する飲食企業向けデータ統合ダッシュボード「TEAL BI」の事業を主導する。一般社団法人オープン・フードサービス・システム・コンソーシアム データ標準化分科会長として、業界共通POS標準フォーマット基盤の構築を主導。
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